De fleste klinikker kender det. En patient melder afbud og booker ikke en ny tid, en behandlingsplan bliver ikke gjort færdig, eller patienter responderer ikke på indkald og man risikerer at miste patienten. Det sker sjældent med vilje, og det opdages sjældent i tide. Hverdagen er travl, og den systematiske opfølgning bliver let nedprioriteret.
Hos Sehested Tandlægerne har de gjort opfølgningen til en fast del af ugen. Vi har talt med Matilde, Marketing Manager hos Sehested Tandlægerne, om hvordan Patient Navigator har ændret klinikkernes arbejde med patient fastholdelse.
Hvad er Patient Navigator?
Patient Navigator er udviklet af Dentli. Systemet hjælper tandklinikker med at identificere de patienter, der er i risikozonen for at forlade klinikken, patienter hvor man ikke har fået fulgt op på behandlingsoverslag samt patienter der efter et evt. afbud ikke har fået en ny tid. Det hele samles i ét overskueligt system, så klinikken kan følge op i tide og få patienterne tilbage i kalenderen.
Matilde, Marketing Manager hos Sehested Tandlægerne
Når patienter forsvinder ud af syne
Før Patient Navigator havde Sehested Tandlægerne ikke de store muligheder for at følge systematisk op på patienterne. Især patienter, der havde meldt afbud eller fået en tid aflyst, kunne let forsvinde ud af syne.
“Vi oplevede, at vi ikke havde samme føling med og kontrol over, hvad der skete med de patienter, der havde meldt afbud eller var blevet aflyst,” fortæller Matilde.
For klinikken handler det om mere end tabte bookinger. Det handler også om den service, patienterne får.
“Vi ser det som god service at passe godt på vores patienter og deres tænder ved at sikre, at der bliver fulgt op på de planlagte tider og behandlinger.”
Fra tilfældig indsats til fast ugentlig procedure
Med Patient Navigator er opfølgningen ikke længere noget, der sker, når der lige er tid. Det er blevet en fast ugentlig rutine.
“Efter vi har fået Patient Navigator, er det blevet en fast ugentlig procedure at følge op på vores patienter, så vi sikrer, at vi ikke taber dem.”
Systemet finder de patienter, der har brug for opfølgning, så medarbejderne ikke selv skal lede efter dem.
“Det betyder, at vi hurtigt og systematisk kan følge op og dermed spare tid på selv at identificere patienterne og kontakte dem én for én.”
Nemt at komme i gang, også i en kompleks opsætning
Sehested Tandlægerne har flere klinikker, der arbejder i én samlet database. Den opsætning gav et par udfordringer undervejs, men de blev løst hurtigt.
“Implementeringen har været nem og gnidningsfri, og det har også været nemt for medarbejderne at tage systemet i brug. Da vi arbejder i en samlet database, har vi oplevet et par udfordringer, men Dentli har været hurtige og gode til at hjælpe os med at finde løsninger, så vi har kunne fortsætte uden problemer.”
Adspurgt om, hvad der fungerer bedst ved systemet i dag, er svaret kort: hvor nemt og hurtigt det er at bruge.
Flere patienter tilbage i stolen
Den tydeligste effekt har Sehested Tandlægerne set i genaktiveringen af patienter, både dem der ikke har været på klinikken i længere tid, og dem der har aflyst uden at booke en ny tid.
“Vi har særligt oplevet en stor stigning i genaktivering af patienter. Ved hjælp af målrettet kommunikation har vi fået flere af disse patienter tilbage i stolen. Det har givet både nye bookinger og konkret omsætning på tværs af vores klinikker.”
For Matilde er det dog arbejdsformen, der betyder mest:
“Den største værdi for os er, at vi på en enkel og effektiv måde kan arbejde mere proaktivt med patientfastholdelse og samtidig nå ud til patienter, som ellers let kan gå tabt.”
Et samarbejde med forståelse for klinikkens hverdag
En løsning er kun så god som hjælpen bag den. Matilde beskriver samarbejdet med Dentli som godt og givende, med hurtig hjælp, når der er spørgsmål.
“Dentli har en god forståelse for vores opsætning og måden, vi driver klinik på. Den forståelse er en stor hjælp, hvis der opstår udfordringer.”
En lille indsats, der gør en forskel
Hvad vil hun så sige til andre klinikker, der overvejer Patient Navigator?
“Jeg vil klart anbefale at komme i gang. Det er en enkel måde at arbejde mere målrettet med patientfastholdelse på, uden at det kræver en masse ekstra ressourcer i hverdagen. Vi har oplevet, at selv en lille indsats kan gøre en forskel og være med til at få patienter tilbage i klinikken, som vi ellers måske ikke havde hørt fra igen.”
Vil du se, hvordan Patient Navigator kan fungere på din klinik? Kontakt os
